Small Data Garden Oy on sitoutunut käsittelemään henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Toivomme asiakkaidemme ja käyttäjiemme tutustuvan tähän selosteeseen huolellisesti.

1. Rekisterinpitäjä:

Small Data Garden Oy
Maantie 1
11130 Riihimäki
Y-tunnus: 2815472-2

2. Rekisterin yhteyshenkilöt

Small Data Garden Oy palvelee rekisteriasioissa arkisin klo 9-16 välisenä aikana. Rekisteriä koskevat kysymykset voitte laittaa meille sähköpostilla rekisterin yhteyshenkilöille tai kirjeitse osoitteeseen Small Data Garden Oy, Maantie 1, 11130 Riihimäki.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Ville Salminen
ville.salminen@smalldatagarden.fi

3. Rekisterin nimi

Small Data Garden Oy:n asiakas- ja yhteystietorekisteri. Rekisteri pitää sisällään pilvipalvelujen rekisterit sekä asiakastietojen hallinnan, taloushallinnon- ja ERP-järjestelmät.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Small Data Garden Oy:n käyttämät henkilötiedot jaetaan tilauksien, toimituksien, ylläpidon sekä niiden laskutukseen hoitoon liittyviin tietoihin, palveluun rekisteröitymisen ja käytön sekä ylläpidon tietoihin sekä asiakkuuksien hoitoon, liiketoimintamme kehittämiseen ja markkinointiin liittyvin tietoihin.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimussuhde, rekisteröidyn antama suostumus tai oikeutettu etu tai muu asiallinen yhteys, sopimussuhde tai lakisääteinen velvoite.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää asiakkaiden tietoja palvelun ylläpitämiseksi, toimitusten ja ylläpidon sekä niiden hallintaa varten sekä myös sähköpostitse tai puhelimitse tapahtuvaan kohdistettuun markkinointiin ja viestintään. Voimme käsitellä rekisteröidyn tietoja tehdäksemme sähköisiä markkinointitoimenpiteitä tai luovuttaaksemme yhteystietoja valikoitujen kumppanien kanssa suoramarkkinointitoimenpiteitä varten. Voimme luovuttaa tietoja myös kumppaneillamme toimitusten ja laskutuksen sekä niiden hallinnan hoitamiseksi sekä telekommunikaation hoitamiseksi ja ylläpitämiseksi.

5. Millaisia tietoja keräämme

Keräämme rekisteröidystä vain ennalta määritettyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää minkälaista tietoa rekisteröidystä kerätään missäkin tilanteessa.
Small Data Garden Oy käsittelee tai voi käsitellä tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin seuraavia tietoja:

• Yrityksen nimi
• Yrityksen olemassa olevat sopimukset
• Yrityksen yhteystiedot
• Yrityksen asiakasnumero
• Yrityksen yhteyshenkilöt
• Henkiköiden etu- ja sukunimi
• Henkilöiden yhteystiedot (puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite)
• Henkilön titteli
• Henkilön käyttämä kieli
• Asiakkaan käyttäjähallintaan liittyvät tiedot, kuten käyttäjätunnukset
• Ohjelmisto- ja laitteistotiedot sekä niihin liittyvät käyttötiedot
• Palvelujemme keräämät mittaus- ja olosuhdetiedot
• Palveluumme kerätty käyttäjäpalaute
• Mahdolliset markkinointiluvat ja -kiellot
• Markkinointiin ja myynninedistämiseen sekä asiakkuuksien hoitoon liittyvät tiedot, esimerkiksi henkilön kontaktoinnit
• Henkilön itsensä antamat tiedot, esimerkiksi rekisteröinnin yhteydessä tai puhelimitse
• Muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot tai muut tiedot joihin on oikeutettu peruste.

  Lisäksi palvelumme käyttävät evästeitä analytiikkaan sekä häiriötekijöiden estämiseen.

  6. Säännönmukaiset tietolähteet

  Small Data Garden Oy kerää tietoja rekistereihinsä pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään joko puhelimitse, verkossa, sosiaalisessa mediassa, tapaamisissa tai jollakin muulla tavalla, esimerkiksi sähköpostitse tai yhteydenottolomakkeen tai palveluumme annettujen tietojen kautta. Rekisteriä päivitetään säännönmukaisesti esimerkiksi asiakkaan antamista tiedoista, palvelumme keräämillä tiedoilla sekä keskinäisen yhteystyön aikana muutoin saatujen tietojen pohjalta.

  Small Data Gardenilla on oikeus kerätä ja päivittää tietoja myös julkisten tietolähteiden, kuten esimerkiksi yrityksen verkkosivujen tai kaupallisten rekisterien kautta.

  7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

  Tietoja voidaan välittää eteenpäin yhteistyökumppaneillemme asiakassuhteen ja palveluidemme ylläpitämiseksi. Small Data Garden Oy huomioi tietosuojalainsäädännön ja sen asettamat rajat tietojen luovutuksissa. Tietoja luovutetaan vain niissä tapauksissa ja siinä laajuudessa, kuin mitä on tarpeen tietojen käyttötarkoituksessa ja palveluiden asianmukaisessa toimittamisessa. Small Data Garden Oy noudattaa asianmukaisia suojaustoimenpiteitä varmistaakseen henkilötietojen suojan luovutusten yhteydessä.

  Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle käyttäessämme ulkopuolisia palveluntarjoajia.

  8. Henkilötietojen säilytysaika

  Small Data Garden Oy säilyttää rekisteriin kerättyjä henkilötietoja ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista ja lainsäädännön mukaisesti sallittua suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Henkilötietojen käyttötarkoitukset ovat kuvailtuna kohdassa neljä (4).

  Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti enintään kuusi (6) vuotta asiakkaan tai yhteyshenkilön kirjatusta tapahtumasta rekisterissä. Poikkeuksena tähän ovat lailliset velvoitteet, kuten tilausten ja sopimusten arkistointi. Näissä tapauksissa tietoja voidaan säilyttää oletusarvoisesti kymmenen (10) vuotta.

  Kun säilytysaika on kulunut umpeen, Small Data Garden Oy joko tuhoaa tai poistaa henkilötiedot tai muuntaa ne sellaiseen muotoon, ettei henkilö ole niistä enää tunnistettavissa. Tiedot poistetaan rekisteristä myös sen älkeen, kun rekisteröity on peruuttanut antamansa suostumuksen.

  Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja voidaan tarvittaessa käyttää voimassa olevan lainsäädännön niin vaatiessa. Lisäksi seuraavissa tapauksissa voimme tai meillä on velvollisuus säilyttää tietojasi:

• Sopimusvelvoitteiden täyttäminen
• Tuotteiden ja palvelujen ylläpidon pitkäaikainen hoitaminen
• Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
• Oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen

  Tietojen tuhoamisessa ja poistamisessa noudatetaan turvallisia käytäntöjä. Lisäksi Small Data Garden Oy poistaa säännöllisesti sellaisia tietoja, jotka eivät enää ole tarpeellisia.

  9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

  Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

  10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

  Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

  11. Muutokset tietosuojaselosteessa

  Small Data Garden Oy kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja muun muassa sen vuoksi Small Data Garden Oy pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Muutokset voivat perustua esimerkiksi lainsäädännön muutoksiin tai uusiin ominaisuuksiin palveluissamme. Small Data Garden Oy suosittelee lisäksi, että asiakas tarkistaa tietosuojaselosteen säännöllisesti.

  Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 7.5.2024.